Du har tre sekunder på dig!
Många av oss ägnar sig åt att skicka och besvara mail mer än en timma per dag. Mail har ersatt brevskrivandet och till viss del telefonsamtalen. Om du vill ge ett intryck med ditt uttryck är det A och O att sätta på sig retorikens glasögon och lägga ner en tanke och en tid på starten och slutet. Vi är snabba med att avgöra om ett första intryck – det går på tre sekunder!

Vad säger retoriken om första intrycket – starten
Retorik är konsten att övertyga. När du vill bryta dig fram med ett budskap via mailen vill du övertyga läsaren med ”öppna det här mailet och läs!”, till exempel när du söker nytt jobb, nätverkar, gör affärer, informerar, ger feedback och så vidare. Alla dessa situationer och syften är värda en extra satsning på starten och slutet. Varje gång du vill övertyga någon om att de ska fortsätta läsa ditt mail till punkt ska du tänka på en trappa med tre steg. Tänker du i dessa tre steg har du goda chanser att ditt budskap blir läst, du väcker intresse.

Första steget: väck intresse
Andra steget: väck välvilja
Tredje steget: väck förtroende

Lägg krut på ämnesraden – väck intresse
Först och främst så ska du tänka på mailets ”ämnesrad”. Tänk dig själv att du öppnar din mailbox och det ramlar in 20 mail på måndag morgon. Vilken läser du! Öppnar du dem efter kronologisk följd? Efter magkänsla? Eller vad som är mest brådskande? Alltså ägna några minuter på din formulering för att den ska väcka intresse och nyfikenhet. Här kommer inspiration till din ”ämnesrad” gällandes informativt budskap

Bygg på tre ord med allitteration, bokstavsrim: ”motgångar, möte – medvind”
Använd en konkret tid: ”10 sekunders läsning!”

Här kommer inspiration till dina mail när du t.ex. söker jobb.
Använd dina starkaste kort för jobbet: ”10-års erfarenhet och stort engagemang!”
Gå rakt på sak: ”Vill ha jobbet hos er som säljare!”

En stänk av vänlighet och fetstil på första raden
När du börjar konversationen kan du kosta på dig en ”vänlighets fras”. Till exempel:
Kort och gott börja med ”Hej!” eller med namn ”Hej Anna!” eller ”Hej igen” om ni hade kontakt nyligen. Vill du förstärka känslan av vänlighet kan du fetstila orden. Det visar extra omtanke, att du helt enkelt har gjort ännu något extra för denna person/personer.

Gör ett snyggt och säkert slut
Hur många sekunder tar det om du skriver en hälsningsfras på slutet. Fem sekunder? Öka på några sekunder till och det kan ge dig goda resultat framöver. Enligt retorikens regler ska ditt slut väcka känsla. Vilken känsla vill du lämna? Vill du endast ge känslan av trevlighet? Vill du uppmana till handling? Du avgör med ditt slut. Här kommer tre olika kategorier på avslutningsfrasen:

Gör ett traditionellt och klassiskt slut
”Med vänliga hälsningar”
”Vänliga hälsningar”
”Bästa hälsningar”

Gör ett snyggt och småvarmt slut
”Ha en bra dag!
”Varma hälsningar”
”Ha det fint!”

Gör en hint om fortsättning följer
”Vi hörs vidare”
”Fortsättning följer”
”Det kommer mera”

Gör en väderrapport
”Hälsningar från ett soligt Stockholm”
”Hälsningar från ett vintrigt Vallentuna”
”Hälsningar från ett dimmigt Danderyd”

Gör en uppmaning
”Nu kör vi!”
”Lycka till med uppgiften!”
”Först till kvarn får mala!”

Lycka till!

Veckans tips är skrivet av Nina Buchaus, retorikcoach

Läs mer om våra utbildningar med Nina:
Grundläggande presentationsteknik
Framgångsrik argumentationsteknik
Retorik för kvinnor
Retorik för projektledare
Karisma i kommunikationen

Tidigare tips: 
Så lyckas du med årets mål
Fokusera på nästa boll och vinn matchen
Från misslyckande till strukturerad feedback
Klättra upp för en klarare utsikt. Retoriktips
Frågor gör skillnad
Så får du folk att lyssna
Att skapa rapport, en god kontakt
Så får du en lyckad konferens som lyfter medarbetarna
Kittet som skapar vi-känslan
Tur eller skicklighet?
Framför kritik och negativa nyheter med hjälp av "den tredje punkten"
Sluta skjuta upp - gör det NU!
Presentera två förslag och framhäv det ena
Tre synvinklar som förbättrar kommunikationen
Anpassa din kommunikation efter målgruppen
Så blir det lättare att fatta beslut
Skapa rätt attityd med händerna
Kommunicera utifrån mottagaren
Tre principer från lösningsfokuserat arbetssätt
Generatorn av nytt beteende
Skillnaden som gör skillnaden
Tomas Barth, erfarenhetsförmedlare om effektivitet och livsbalans
Så får du bättre möten
Bygg upp dina tal med hjälp av anaforen
Spara känslan av sommaren
Utveckla ditt personliga ledarskap - lär av andra
Tillbaka igen - håll kursen
Skapa pondus med hjälp av pausen
Mer nöjd när du går hem
De små detaljerna som gör det – 5 enkla åtgärder i 5 veckor 
Frys gesten!
Ta greppet om tidstjuvarna - jobba förebyggande!
Halvvägs i livet
Citatens kraft
Rita dig fram till resultat
En gladare arbetsplats
Hur uppfattar du tid?
Vi gör varandra bra!
Säg rätt saker till dig själv och stärk din förmåga
Så blir du superfokuserad
Karisma 3.0
Tro på din förmåga
Stressad inför julen? Låt en känsla av julfrid infinna sig
VVB - Våga välja bort
Klä dig med stilfiguren: alliterationen
Fem frågor från 2011 och fem frågor inför 2012
Inledningen - en intresseväckare
Gör som Gunde Svan. Jobba med detaljerna – en framgångsfaktor
Så skapar du karisma i projektets kommunikation